Partnership Strategica: quando la tecnologia incontra la visione di lungo periodo

Freeday15 non ha mai cercato semplicemente un fornitore. Quando ha identificato la necessità di razionalizzare l'intero ecosistema digitale dedicato alla gestione delle mense scolastiche per Authentica, ha scelto di coinvolgerci come partner progettuale per co-creare una soluzione su misura.

Non si trattava di rispondere a un'urgenza contingente, ma di consolidare una visione strategica: migliorare l'efficienza operativa, semplificare i flussi informativi e creare un'esperienza utente coerente e integrata. Il punto di partenza non era la crisi, ma l'opportunità.

Il Cliente: Freeday15, innovation partner a tutto tondo

Freeday15 è una startup innovativa orientata al tech, con un focus chiaro sull'ottimizzazione dei processi attraverso soluzioni digitali intelligenti. Da anni agisce come braccio operativo IT di Authentica Spa, azienda leader in Italia nella ristorazione collettiva.

Collaboriamo con Freeday in modo continuativo dal 2020, realizzando insieme piattaforme verticali (come il sistema mense AllFood, oggi Authentica), ambienti digitali per il social living (DomusGo15) e progetti formativi in ambito digitale (come Boostcamp a Terni).

Il Contesto: una complessità crescente da gestire in modo integrato

La gestione dell’ecosistema mense di Authentica si basava su tre ambienti digitali completamente separati:

• Un gestionale per gestire mense, menù e calendarizzazione
• Un CMS per le comunicazioni ai genitori, nelle diverse aree territoriali operative (es. FOODFORFIVE.IT)
• Un'app mobile per il monitoraggio dei pasti rivolta ai genitori (AppFood)

Insieme con il team Freeday abbiamo condotto un’analisi approfondita, evidenziando criticità strutturali legate alla frammentazione dei flussi. L’eterogeneità degli stakeholder coinvolti (manager, addetto alla gestione degli appalti, operatori addetti alla mensa, operatori aree territoriali, scuole e genitori) avrebbe fatto supporre la necessità di un sistema unificato.

Abbiamo collaborato, attraverso una serie di workshop, di una ecosystem map dettagliata, che ci ha permesso di mappare correttamente ruoli, touchpoint e bisogni reali degli utenti. L’obiettivo: garantire coerenza informativa e operativa lungo tutti i processi operativi di Authentica.

La Soluzione: razionalizzazione, coerenza, scalabilità

Prima: tre strumenti disallineati, curve di apprendimento elevate, inefficienze operative


Dopo: un’unica piattaforma modulare con processi integrati 


Bridge: Partendo dalla piattaforma sviluppata insieme e già in uso dagli operatori di Authentica e dalla progressive app pensata per gli utenti finali, Logix ha ri-progettato insieme a Freeday una soluzione che accorpa:


• La gestione back-office sia per l’organizzazione delle mense, dei menù, della programmazione dei pasti e delle preparazioni; che per tutta la gestione delle comunicazioni e delle news rivolte agli utenti finali attraverso un sistema CMS;
• L’app mobile per le famiglie, da cui fruire di tutti i contenuti prodotti e la visualizzazione del calendario menù con le specifiche su pasti e prodotti.

Lato design, uno dei fattori chiave che ha reso la progettazione estremamente efficiente è stata, la possibilità di sfruttare gli stessi flussi di navigazione e fruizione del sistema già in uso, consentendo la giusta continuità nell’esperienza utente; e l’utilizzo della styleguide condivisa già sviluppata, pubblica e strutturata nel tempo per le interfacce UI. Questo ha incluso:

• Tipografia, palette, set di icone e stili consistenti, progettati per garantire leggibilità, accessibilità e riconoscibilità del brand;
• Griglie fluide e responsive adattabili ai vari device;
• Libreria di componenti UI strutturati;
• Standard consolidati documentati per le micro-interazioni.

L’adattamento di questi asset ha permesso di:

• Accelerare la prototipazione e lo sviluppo
• Garantire consistenza visiva e funzionale tra tutte le interfacce
• Minimizzare la curva di apprendimento per operatori e utenti

Il risultato è stato un ecosistema coerente, scalabile e facilmente manutentibile, con interfacce familiari e intuitive, capaci di garantire continuità e fluidità nell’esperienza d’uso.

Un’architettura solida, modulare e pronta a scalare

Per quel che concerne lo sviluppo, abbiamo sostenuto la nuova piattaforma unificata evolvendo l’architettura esistente in linea con le tecnologie già adottate. Il sistema si basa su microservizi Java Spring Boot, containerizzati con Docker e deployati su VM Google Cloud Platform. L'autenticazione centralizzata con Keycloak e l'uso di database MongoDB dedicati per ogni servizio ci ha permesso di garantire sicurezza, scalabilità e una gestione dei dati distribuita ma armonica.

L’interfaccia di backoffice, sviluppata in Nuxt 3 e Vue.js, è stata potenziata con moduli dedicati alla gestione mense e un CMS integrato per la pubblicazione autonoma di contenuti informativi su base territoriale.

Per gli utenti finali, invece, abbiamo deciso di rilasciare una nuova app mobile multipiattaforma (iOS e Android), sviluppata in Nuxt 3 e distribuita con Capacitor, così da garantire prestazioni elevate, coerenza nell’esperienza e un’unica base di codice facilmente manutenibile.

Grazie alla fase iniziale di analisi, abbiamo deciso che per dare un boost ulteriore alla continuità di utilizzo dell'infrastruttura fosse strategico implementare un sistema di notifiche push avanzato. Abbiamo integrato RabbitMQ con Firebase Cloud Messaging per garantire comunicazioni rapide, affidabili e scalabili, anche in scenari ad alto traffico.

Tutto il sistema è stato progettato in modo modulare per:

• Rilasciare nuove funzionalità più rapidamente
• Scalare senza impatti
• Semplificare la gestione e la manutenzione nel tempo.

I Risultati: impatto misurabile e user adoption

↓ 40% tempo speso in gestione operativa

↑ +60% efficienza nella comunicazione con i genitori

↓ 70% tempo medio di pubblicazione di avvisi e news

Onboarding nuovi operatori ridotto del 50%

Collaborazione e cultura: i valori che hanno fatto la differenza

La cultura condivisa, la collaborazione costante, la disponibilità e la professionalità dei team ha permesso anche questa volta una corretta integrazione nei workflow e nelle modalità operative di Freeday. 

• Mentalità agile: apertura al cambiamento, iterazione continua e capacità di adattamento alle priorità di progetto
• Feedback continuo: comunicazione diretta e trasparente, con confronti costanti e micro-validazioni
• Approccio product-first: focus sull’utente finale e sull’esperienza d’uso, non solo sulla funzionalità
• Proattività: spesso abbiamo anticipato problemi o colto opportunità proponendo soluzioni migliorative.