Policy per l'uso dell'AI in azienda: creala gratis in 5 minuti

Cos'è una policy per l'uso dell'AI?

È un documento di poche pagine che dice a chi lavora in azienda come usare gli strumenti di intelligenza artificiale: quali sono ammessi, con quali account, quali dati non vanno mai inseriti, chi controlla il risultato e a chi chiedere quando c'è un dubbio. Si legge in dieci minuti e si firma per presa visione.

Serve anche a chi usa solo ChatGPT. Nella maggior parte delle PMI l'AI è già entrata dal telefono di qualcuno, con account personali e senza regole comuni: la policy mette ordine prima che un contratto o i dati di un cliente finiscano nel posto sbagliato.

Perché serve a una PMI?

• AI Act, articolo 4: chi usa l'AI per lavoro deve prendere misure per far crescere le competenze delle persone che la usano. Regole scritte e una formazione di base sono il modo più semplice per farlo.
• GDPR: quando nell'AI finiscono nomi, email o contratti, valgono le regole sulla privacy di sempre. La policy dice cosa si può inserire e cosa no.
• Legge italiana sull'AI (L. 132/2025): se l'AI si usa sul personale bisogna informare per iscritto lavoratori e sindacati, e i professionisti devono dire ai clienti quando la usano.
• Riservatezza: offerte, prezzi, progetti e codice sorgente restano dentro l'azienda solo se tutti sanno quali strumenti sono sicuri.

Le scadenze dell'AI Act aggiornate dopo l'Omnibus del 2026 sono nella guida AI Act per PMI.

Cosa c'è nella policy?

Il testo cambia in base alle risposte: chi usa l'AI con i clienti trova le regole sui chatbot, chi la usa sul personale trova i limiti dell'alto rischio, uno studio professionale trova l'obbligo di informare i clienti. Le sezioni sono queste:

1. Perché questa policy e a chi si applica
2. Gli strumenti ammessi e gli account da usare
3. I dati: cosa si può inserire, con un semaforo verde, giallo e rosso
4. Come si usa: usi consentiti, usi da autorizzare, usi vietati
5. Una persona controlla sempre
6. Trasparenza verso clienti, pubblico e lavoratori
7. Diritto d'autore e riservatezza
8. Formazione
9. Persona di riferimento e segnalazioni
10. Regole del settore, se servono, e revisione ogni sei mesi

Come funziona lo strumento?

Le domande descrivono come usate l'AI oggi. Ogni risposta pesa sul livello di attenzione: account personali, dati sanitari, usi sul personale e settori regolati lo alzano. Il testo della policy si compone nel tuo browser e si vede subito, senza registrazione.

Le risposte arrivano a noi solo se ci scrivi o se chiedi la policy via email. Se accetti i cookie statistici registriamo il livello che esce, senza nome né email, per capire come viene usato lo strumento.

La policy è una bozza ragionata, non una consulenza legale: prima di adottarla va adattata alla vostra azienda e fatta rileggere a un legale o al responsabile privacy.

E dopo la policy?

Scrivere le regole è il primo passo. Poi servono gli account aziendali giusti, uno spazio di lavoro con i documenti dell'azienda e una formazione pratica per il team: è quello che facciamo con AI di squadra. Se non sai da dove partire, nel Check AI gratuito guardiamo insieme come usate l'AI e cosa conviene sistemare prima.

Per scegliere gli strumenti c'è la guida Claude, ChatGPT o Copilot in azienda. Altri strumenti gratuiti sono nella pagina strumenti per le PMI.